Зачем нужна система автоматизации в ресторане?

Какие проблемы решает? Какие средства для этого использует? Какие инструменты предоставляет? В этой статье можно найти ответы на все эти вопросы. Статья посвящена комплексу автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ, но содержит описания принципов и схем работы, справедливых для любых систем ресторанной автоматизации.

Программно аппаратный  комплекс ЭКСПЕРТ специально разработан для обеспечения учета и контроля на предприятиях общественного питания.

Среди основных задач стоящих перед владельцами предприятий питания, которые помогает решить система автоматизации, можно выделить четыре:

• Борьба с воровством персонала
• Улучшение качества обслуживания
• Помощь в управлении предприятием
• Обеспечение сохранности и конфиденциальности данных

Рассмотрим эти задачи более подробно.

Борьба с воровством персонала

Компьютерные системы автоматизации ресторанов существуют в мире довольно давно, и основные принципы защиты от злоупотреблений персонала уже сформированы.

Выдача гостям распечатанных на принтере счетов

Этот принцип лежит в основе всех систем автоматизации, существующих на данный момент. Суть его такова: официант обязан предоставить посетителю распечатанный счет, в то время как электронная копия каждого счета хранится в компьютере, и компьютерный учет полученных денег ведется именно по этим копиям. В результате – официант (бармен, кассир) должен сдать ровно ту сумму, которая прошла по всем его счетам.

В теории это выглядит очень просто и действенно, и, действительно, в первые годы существования систем автоматизации, когда появились первые кассовые аппараты, метод был очень эффективным.

Однако при применении метода на практике возникает ряд вопросов:

Как обязать официантов выдавать распечатанный счет?

В настоящее время практически все посетители московских ресторанов знают о существовании компьютерных систем автоматизации и привыкли оплачивать только распечатанные счета, но так было далеко не всегда. Еще два-три года назад в каждом втором ресторане можно было увидеть табличку, информирующую гостей о том, что официанты обязаны предоставлять распечатанные на компьютере счета и просьбой обратиться к администратору, если этого не произошло.

Разумеется, подобного рода способы работы с публикой подходят не для всех ресторанов. В случае если обратиться за помощью к посетителям в силу каких-либо причин невозможно, остается лишь один способ – визуальный контроль. В этом приходится полагаться либо на честность администратора зала, либо создавать в штатном расписании дополнительную должность – контролера – и нанимать человека, постоянно находящегося в зале (или перед экраном монитора с изображением с камеры в торговом зале).

Как быть с отказами?

В процессе работы возникают различные ситуации, выбивающиеся из простой схемы (например, когда гость отказывается от блюда, или вспоминает о наличии дисконтной карты уже после того, как ему принесли чек). Разумеется, такие случаи должны решаться так, чтобы не создавать неудобств посетителям.

В системе автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ эта проблема решается следующим образом.

При печати счета заказ блокируется – внести в него какие-либо изменения невозможно, единственное доступное действие – закрытие счета (печать фискального чека). Если возникла необходимость все же сделать изменения, то требуется снять блокировку (действие "отмена печати счета" – обычно разрешается только администратору). После снятия блокировки заказу присваивается статус "после отмены печати", в такой заказ возможно добавлять блюда, но для удалений, переносов или скидок существуют специальные действия:

• Удаление после отмены печати
• Перенос после отмены печати
• Ввод скидки после отмены печати счета

Таким образом, систему ЭКСПЕРТ возможно настроить так, что администраторы зала будут иметь право делать отказы в еще нераспечатанных счетах, но для того, чтобы отменить что-то в счете после печати им нужно будет звать управляющего. Кроме того, такая организация действий позволяет легко и просто обнаружить злоупотребления, просто анализируя протокол работы (с фильтром по действиям) – Вы сразу увидите, кто и как часто совершал отмену, перенос или давал скидку после снятия блокировки счета.

Ведение калькуляционных карт и автоматический расчет остатков товаров

Вопрос учета в ресторане является очень важным, и пренебрежение этим аспектом со стороны владельца-управляющего открывает широкие возможности для недобросовестных сотрудников: от банального (но от того не менее распространенного) хищения средств, выделенных на закупку продуктов, до сложных схем, образующихся в результате сговора официантов с поварами и барменами, реализации продукции ресторана в обход кассы.

Современная система автоматизации ресторана обязана позволять пользователю:

• контролировать в количественно-суммовом выражении текущие остатки по складу, передачу продуктов, напитков и материалов в точки продажи, на производство и другие склады
• проводить инвентаризация продуктов и напитков, в том числе полуфабрикатов с возможностью обратного обсчета
• составлять калькуляционные карты готовых блюд и полуфабрикатов с неограниченной вложенностью карт
• выполнять  автоматический расчет и списание израсходованных на приготовление блюд продуктов питания и напитков
• вести журнал регистрации приготовленных блюд за каждый день
• гибко использовать замены продуктов при списании блюд по калькуляционным картам
• формировать меню с возможностью передачи его в кассовую систему
• отрабатывать данные по списанию и реализации в бухгалтерский модуль (традиционно бухгалтерский модуль не входит в состав системы ресторанной автоматизации)
• получать необходимые отчеты о движении товаров, складских остатках, актуальности цен и меню

Правильно используя эти возможности (правильно распределив функции контроля между сотрудниками управляющего звена), Вы можете быть уверены, что создали на вашем предприятии условия, при которых невозможно воровать.

В настоящее время, для реализации функций учета, система ЭКСПЕРТ предлагает на выбор две программы:

Pro-Store  Калькуляция и Склад обладает широкими функциональными возможностями:

• система имеет расширенный документооборот
• система позволяет учитывать ТМЦ в разных единицах измерения,
• в системе реализована возможность настройки экранных форм для каждого пользователя, в частности, ширины, порядка следования и прочих параметров экранной формы, с запоминанием настройки при последующих сеансах работы
• система имеет гибкий инструмент, позволяющий создавать и печатать любые необходимые формы документов с использованием возможностей Microsoft Word и Microsoft Excel
• система поддерживает различные уровни разграничения прав доступа пользователей к информации
• система имеет механизм журнализации записей (перечень изменений данных в системе с указанием имени пользователя, вносящего изменения, даты, времени и характера изменений)
• система позволяет поддерживать работу удаленных складов и точек питания
  

1С Рарус Калькуляция и Склад

Типовое  решение предназначено для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на предприятиях общественного питания различного типа (кафе, бары, рестораны, столовые, предприятия быстрого питания — fast-food, а также кулинарии и небольшие цеха по производству кондитерских и салатных изделий). «1C-Рарус: Общепит, редакция 6» — типовое решение, способное оказать помощь в автоматизации многих функций, выполняемых сотрудниками предприятий общественного питания, — технологами, шеф-поварами, калькуляторами, менеджерами, бухгалтерами.

Постоянный контроль за деятельностью персонала (отчеты по сотрудникам)

Система автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ предоставляет массу возможностей для оценки работы персонала – отчеты о выручке, количестве счетов, количестве гостей, проданных товарах, по отказам и скидкам с детализацией по сотрудникам, отчет по протоколу действий конкретного сотрудника за период времени – все это позволяет понять насколько хорошо работает тот или иной официант, бармен, кассир или администратор, вычислить возможные злоупотребления и определить, заслуженное ли место занимает этот человек в Вашей компании.
 
Улучшение качества обслуживания

ЭКСПЕРТ – это не просто система учета и контроля.

При разработке системы учитывалось большое число факторов, и не в последнюю очередь в расчет принималась необходимость предоставления пользователям системы удобного в работе инструмента, позволяющего организовать четкую и слаженную работу всех сотрудников всех подразделений предприятия питания.
Будучи правильно настроена (с учетом специфики работы предприятия), система ЭКСПЕРТ позволяет:

• увеличить скорость работы персонала за счет четкой организации – в системе заранее определяется схема работы, в соответствии с ней назначаются должности и права доступа, после чего каждый сотрудник может выполнять только необходимые ему действия;
• застраховаться от ошибок в вычислениях – система автоматически рассчитывает сумму счета с учетом скидки или наценки, сумму сдачи, стоимость временной услуги, с учетом различных прайс-листов;
• сократить издержки на обучение новых сотрудников – система имеет очень простой и наглядный цветной сенсорный интерфейс, освоиться с которым практически сразу может даже человек, совершенно не знакомый с компьютером;
• сократить время общения между сотрудниками и избежать проблем, связанных с отсутствием взаимопонимания между сотрудниками ("я не слышал", "я не понял" и т.д.) – меню, заложенное в системе предполагает наличие коротких названий блюд, которые официанты видят на экране компьютера и используют в разговорах между собой и записях, заказы поварам печатаются на принтерах, важные сообщения для сотрудников отображаются на экранах терминалов;
• быстро и четко определить виновного в сложившейся спорной ситуации –  за счет ведения полного протоколирования действий есть возможность сразу выявить ошибку сотрудника и указать ему на нее.

Как видно, большинство этих возможностей направлено на сокращение числа возможных ошибок персонала и уменьшение временных затрат на действия, не связанные напрямую с обслуживанием посетителей.
В результате – официанты смогут уделять больше внимания гостям, сократится время выполнения заказов, уменьшится количество ошибок персонала.

Помощь в управлении предприятием

Система автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ предоставляет возможность снятия большого числа отчетов о работе предприятия, как оперативных, так и статистических. Среди них:

• Отчеты о выручке и себестоимости,
• Отчеты по товародвижению, остаткам, запасам товаров,
• Отчеты о продажах (марочные)
• Отчеты о популярности блюд, специальных предложений, залов и столиков,
• Отчеты о статистике посещений,
• Отчеты об отказах, удалениях и переносах,
• Отчеты по постоянным посетителям

Все это позволяет управленческому составу в оперативном режиме получать информацию о состоянии дел и вовремя принимать необходимые решения.

Обеспечение сохранности и конфиденциальности данных

Сегодня все более важным становится аспект удаленного доступа к информации: в частности это актуально для владельцев предприятий, тех, кто даже на отдыхе хочет быть в курсе всего происходящего в ресторане. Современные технологии передачи данных позволяют реализовать эти возможности, например посредством Интернет: система автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ, например, позволяет организовать полный доступ ко всем функциям из любой точки земного шара!

Разумеется, в этой связи становится крайне важным вопрос о защите от утечки, искажении или утери информации.

В системе автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ предусмотрена возможность защиты данных о работе предприятия от взлома и утечки информации. Система защиты может быть настроена в несколько уровней, первым из которых является защита данных и программ паролями (система разграничения доступа). Среди прочих возможностей по защите наличествуют:

• Возможность хранения архивных данных на съемном носителе,
• Возможность быстрого удаления архивных данных
• Возможность отключения накопления архивных данных

Заключение

Итак, мы осветили некоторые вопросы, связанные с назначением систем автоматизации в ресторане. Конечно, все описанные задачи каким-либо образом решаются в любой системе автоматизации, но в отличие от прочих систем, ЭКСПЕРТ позволит Вам непосредственно контролировать абсолютно все процессы работы Вашего предприятия, управлять ими, и видоизменять практически без ограничений. Это достигается за счет функциональной гибкости, присущей комплексу ЭКСПЕРТ и заложенной в архитектуре. ЭКСПЕРТ не вынуждает Вас использовать те или иные средства автоматизации, но предлагает широчайший выбор инструментов для реализации Ваших идей.

На сегодняшний день более 400 владельцев ресторанов, баров, кафе в Москве и других регионах остановили свой выбор на  комплексе автоматизации ЭКСПЕРТ.

Более подробную информацию о системе автоматизации ресторана ЭКСПЕРТ и компании Аверс Технолоджи вы можете узнать на сайте http://www.averstech.ru  или позвонив нам по телефону (495)221-21-17.

 "АВЕРС технолоджи"  Татьяна Сосничева

Авторская статья , специально для obxss.ru. Все права защищены.
Копирование без гиперссылки "obxss.ru. Открыть ресторан. запрещено!